La Ley General de Archivos, vigente desde 2020, establece penas de prisión de tres a 10 años para servidores públicos que sustraigan, oculten, alteren, mutilen o destruyan archivos y documentos pertenecientes a la administración pública municipal.
Esta legislación tipifica como delito grave el no entregar de manera adecuada los archivos públicos a las nuevas administraciones.
Ante las irregularidades en la entrega de archivos solo eran sancionadas administrativamente. Sin embargo, ahora representan un delito que podría llevar a la cárcel a los funcionarios responsables, además de las multas correspondientes emitidas por las autoridades fiscalizadoras – aseguró. Aldrin Briceño Conrado, ex coordinador de la Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia.
En entrevista con 24 Horas Yucatán, el también ex presidente del Inaip Yucatán explicó que los ayuntamientos son sujetos obligados de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados y la Ley General de Archivos.
Esto implica que tienen la responsabilidad de proteger los datos personales, garantizar el acceso a la información pública y resguardar adecuadamente toda la documentación generada.
Todos los documentos públicos producidos por las diferentes áreas y direcciones de un ayuntamiento, como actas de cabildo, expedientes de licitaciones, contratos, minutas, acuerdos y proyectos, deben estar debidamente organizados, clasificados y preservados en los archivos municipales.
Esto incluye tanto los documentos físicos como los digitales.
Dijo que al asumir sus cargos, las nuevas administraciones municipales tendrán un periodo establecido por la ley para revisar la entrega de archivos por parte de las autoridades salientes.
“En caso de detectar faltantes, omisiones o irregularidades, los nuevos servidores públicos estarán obligados a denunciar estos hechos ante el Ministerio Público correspondiente”, explicó..
De no hacerlo, las propias autoridades entrantes podrían ser consideradas cómplices o encubridoras de los delitos relacionados con el incumplimiento de la Ley General de Archivos, haciéndose acreedoras a las sanciones penales y administrativas respectivas.
Los archivos públicos municipales son el testimonio documental de todas las acciones, obras, licitaciones, contratos y decisiones tomadas por las autoridades en funciones. Resguardar estos documentos de manera adecuada es fundamental para garantizar la transparencia, la rendición de cuentas y el acceso a la información por parte de la ciudadanía.
Las actas de sesiones de cabildo, los expedientes de obras públicas, los contratos de adquisiciones y la documentación relativa a los programas y proyectos implementados, son piezas clave que permiten comprobar la correcta gestión de los recursos y el cumplimiento de los planes de gobierno municipal.
-La entrada en vigor de la Ley General de Archivos implica un cambio sustancial en los procesos de entrega-recepción y gestión documental de los ayuntamientos- apuntó.
Indicó que las nuevas administraciones municipales deberán asesorarse y prepararse adecuadamente para cumplir con todos los requerimientos establecidos en esta ley, así como en las leyes de transparencia y protección de datos personales.
Esto representa un reto significativo, ya que implica modificar y fortalecer los procedimientos internos, capacitar al personal, implementar nuevas medidas de control y organización de archivos, y establecer mecanismos estrictos de revisión y denuncia en caso de detectar irregularidades en la entrega de documentación pública.
Manuel Escalante